Pentru Facturare si Gestiune recomandam SmartBill. Incerci GRATUIT!
Atunci cand vorbim de documente justificative in general ne referim la toate documentele necesare sustinerii unui anumit modul de inregistare a unei tranzactii sau a tratamentului fiscal urmat.
Din punctul de vedere al legislatiei romanesti avem prevederi contabile si prevederi fiscale pentru reglementarea modului de intocmire a documentelor justificative. Le vom prezenta comparativ mai jos.
Abordarea contabila
Legea 82/1991 – a contabilitatii
Aceasta lege arata ca orice operațiune economico-financiară efectuată se consemnează în momentul efectuării ei într-un document care stă la baza înregistrărilor în contabilitate, dobândind astfel calitatea de document justificativ. Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat și aprobat, precum și a celor care le-au înregistrat în contabilitate, după caz.
Ca regula generala documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitatea financiară se păstrează în arhiva timp de 10 ani, cu începere de la data încheierii exercițiului financiar în cursul căruia au fost întocmite (exceptie statele de salarii -50 ani si o lista de documente care se pot pastra 5 ani).
Constituie contraventie nerespectarea reglementărilor cu privire la întocmirea și utilizarea documentelor justificative și contabile pentru toate operațiunile efectuate, înregistrarea în contabilitate a acestora în perioada la care se referă, păstrarea și arhivarea acestora, precum și reconstituirea documentelor pierdute, sustrase sau distruse si se sanctioneaza cu amendă de la 300 lei la 4.000 lei.
Ordinul 2634/2015 privind documentele financiar-contabile
O 2634/2015 privind documentele financiar-contabile arata ca entităţile consemnează operaţiunile economico-financiare, în momentul efectuării lor, în documente justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate
Ordinul mai prevede ca documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale:
- denumirea documentului;
- denumirea/numele şi prenumele şi, după caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care întocmeşte documentul;
- numărul documentului şi data întocmirii acestuia;
- menţionarea părţilor care participă la efectuarea operaţiunii economico-financiare (când este cazul);
- conţinutul operaţiunii economico-financiare şi, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia;
- datele cantitative şi valorice aferente operaţiunii economico-financiare efectuate, după caz;
- numele şi prenumele, precum şi semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operaţiunii economico-financiare.
- elementele prevăzute de legislaţia în domeniu, respectiv forma juridică, codul de identificare fiscală şi capitalul social, după caz.
Un document care sta la baza înregistrărilor în contabilitate poate dobândi calitatea de document justificativ numai în condiţiile în care furnizează toate informaţiile prevăzute de normele legale în vigoare.
Important! Documentele justificative care stau la baza înregistrărilor în contabilitate angajează răspunderea persoanelor care le-au întocmit, vizat şi aprobat, precum şi a celor care le-au înregistrat în contabilitate.
Abordarea fiscala
Aceasta este regasita in Codul de procedura fiscala, astfel:
Dacă la organul fiscal se depun petiții, documente justificative, certificate sau alte înscrisuri într-o limbă străină, organul fiscal solicită ca acestea să fie însoțite de traduceri în limba română certificate de traducători autorizați de Ministerul Justiției, în condițiile legii (art. 8 Limba oficială în administrația fiscală)
Documentele justificative și evidențele contabile ale contribuabilului/plătitorului constituie probe la stabilirea bazei de impozitare. In cazul în care există și alte acte doveditoare, acestea vor fi luate în considerare la stabilirea bazei de impozitare.( Art. 72 Forța probantă a documentelor justificative și evidențelor contabile )
Contribuabilul/Plătitorul este obligat să utilizeze pentru activitatea desfășurată documente primare și de evidență contabilă stabilite prin lege și să completeze integral rubricile formularelor, corespunzător operațiunilor înregistrate. (Art. 109 Reguli pentru conducerea evidențelor contabile și fiscale, alin. (6).
Pe parcursul derulării verificării situaţiei fiscale personale, persoana fizică supusă verificării are dreptul să prezinte orice documente justificative sau explicaţii pentru stabilirea situaţiei fiscale reale. Cu ocazia prezentării documentelor justificative sau explicaţiilor, concluziile se consemnează într-un document semnat de ambele părţi. În cazul în care persoana fizică verificată refuză semnarea documentului, se consemnează refuzul de semnare. (Art 138 Obiectul și regulile privind verificarea persoanelor fizice, alin (13)
Organul fiscal central solicită persoanei fizice prezentarea, în termen de cel mult 60 de zile de la comunicarea avizului de verificare, sub sancţiunea decăderii, de documente justificative sau alte clarificări relevante pentru situaţia sa fiscală. Termenul se poate prelungi cu 30 de zile, o singură dată, la solicitarea justificată a persoanei fizice, cu acordul organului fiscal central.(Art. 138 alin (6))
